西川研では年に何度か西川先生が書いた図書の購入希望をまとめる。
ゼミ生や公開ゼミにいらっしゃったお客様は、著者割（2割引き）で本が買えるという特典があるのだ。
昨日のゼミで「年に何度か購入希望の調査をするなら、専用のGoogleフォームを作った方がよいのでは？」という提案があり、私がそれを作ることになった。
いつもなら30分かからずに作れるのだが、フォームの設計を間違えてしまい、1時間以上かかってしまった。
データを収集する際は、そのデータをその後どのように使いたいのかということを考え、後々使いやすいように収集方法を設計することが大切だとつくづく思う。その「収集方法の設計」が広い意味での「デザイン」でもあるのではないだろうか。
例えば、今回の場合だと「誰がどの本を買いたいのか」がわかるだけでは不十分なのである。購入したい本にチェックをつけるだけの設計にしてしまうと、人海戦術で各書籍の希望冊数を数えるという地獄の作業がもれなくついてくる。
データ収集後、購入希望者から代金を徴収したり、西川先生にどの本が何冊必要か連絡したりすることを考えると、「誰がどの本を何冊買いたいのか」がわかるようなフォームを作らなければならない。また、フォームはスプレッドシート（Excelのようなもの）と連携して集めたデータを表計算ソフトに落とし込むという便利な機能があるので、スプレッドシート上で操作しやすい形でデータを集めるという視点も欠かせない。
初歩的なことなのだろうが、上記のことはわりと重要なポイントだと思う。
それに気づかなかった昨日の私は、フォームの作り直しを余儀なくされてしまった。
また、フォームと紐づけられたスプレッドシートに関数を組み込む作業も、思いのほか時間がかかってしまった。ただ、スプレッドシートとExcelの関数はほぼ一緒なので、その点はとても助かる。
Excelの関数は便利だ。一度設定してしまえばあとは数値を入力するだけで自動で計算してくれる。
ただ、いかんせん関数の種類が多い。しかも、初心者にはぱっと見で何ができる関数なのかわからないことも多い。だから敬遠してしまいがちである。
私も講師になる前は、「SUM（合計）」と「AVERAGE（平均）」という関数くらいしか使えなかったのだが、必要に迫られ、「学校現場で使う関数」を一つ一つ覚えていった。
●Excelが使える先生が作ったシートのセルを見て、そこで使われている関数をググる
↓
●その関数で何ができるのか知る
↓
●「お、これ使えそう！」と思ったら、自分でも実際に使ってみる
これの繰り返し。誰に教わるわけでもないので、”セルフOJT”状態だった。
その”セルフOJT”で覚えた「学校現場で使えそうな関数」がこちら。
・LANK関数→テスト結果の順位表を作れる。
・COUNTIF関数→課題提出状況一覧を作る時、課題未提出者の人数を自動で数えてくれる。
・RANDOM関数→小テストの順番をランダムに並べ替える時に便利。
・（シート名）!（セル名）→指定したシートの数値を別のシートに反映させることが可能。
ググらずとも使えるようになったのはこの4つ。
あと、関数ではないが掛け算を「＊」、割り算を「/」で表現することもこのときに知った。
結局、人は必要に迫られないと新しいものを使えるようになろうとは思わないんだなと感じる。それがなくてもやっていこうと思えばやっていけるし。
ただ、こまごまとした事務作業はすべて人の手でやるよりパソコンを使った方が早くて正確である。
全員が全員Excelに精通しなくてもいいとは思うが、ある程度は知っておいた方が楽になりそうだな、というのは現場で働いて得たライフハックのひとつ。
